Актуальность — процесс, а не свойство файла
У каждого факта в базе знаний должны быть владелец, действующая версия, дата проверки и правило замены. AI не понимает организационный статус документа сам по себе. Если одновременно доступны старый прайс и новая карточка, помощник может выбрать неподходящий фрагмент и уверенно оформить его как ответ.
Сначала разделите факты по изменчивости и последствиям. Название материала и общая технология стабильнее цены, наличия или срока производства. Чем быстрее меняются сведения и дороже ошибка, тем ближе источник должен быть к рабочей системе и тем строже проверка перед ответом.
Создайте реестр источников
| Поле | Пример | Правило |
|---|---|---|
| Владелец | Руководитель продукта | Подтверждает изменения |
| Версия | Условия от 06.10.2026 | Одна действующая версия |
| Срок действия | До следующего прайс-листа | После срока не отвечать автоматически |
| Источник истины | Каталог или CRM | Копия не заменяет оригинал |
Реестр нужен не модели, а команде. Он позволяет выяснить, кто исправляет факт и какие ответы нужно перепроверить после обновления.
Проводите изменение через единый маршрут
- 1. РешениеВладелец утверждает новое условие.
- 2. ИсточникДействующая запись обновляется, старая архивируется.
- 3. ИндексСистема получает новую версию и исключает старую.
- 4. ПроверкаКонтрольные вопросы подтверждают новое поведение.
Не считайте загрузку документа завершением. Кэш, индекс или интеграция могут продолжать отдавать прежний текст. Нужна проверка теми вопросами, на которые изменение действительно влияет.
Запретите угадывание при конфликте
Если источники противоречат друг другу, помощник должен остановиться, назвать неопределённость нейтрально и передать запрос владельцу. Нельзя выбирать большую дату, более привлекательную цену или наиболее полный текст без заданного правила. Официальные рекомендации OpenAI советуют сужать ответы доверенными материалами и оставлять человеческую проверку.
- не объединять условия из разных версий;
- не называть архивный документ действующим;
- не выводить отсутствующую цену из похожего товара;
- сохранять ссылку на использованный источник для проверки.
Измеряйте свежесть по вопросам
Для каждого важного изменения храните контрольные вопросы, ожидаемый факт и запрещённый старый ответ. Запускайте их после обновления и по расписанию. Отдельно проверяйте переформулировки: клиент может спросить о том же условии разными словами. Ошибка становится задачей источника, поиска или инструкции — это нужно различать.
Проверьте весь путь обновления
Одного тестового вопроса недостаточно. После изменения проверьте прямую формулировку, разговорный вариант, вопрос с прежним условием и запрос, где новый факт соседствует со стабильными сведениями. Убедитесь, что в журнале видна использованная версия, а сотрудник может быстро открыть первоисточник. Затем проверьте передачу при истёкшем сроке действия. Если система отвечает из кэша или старого индекса, назначьте отдельный контроль времени распространения обновления и временно запретите автоматический ответ по теме.
Источники
От разбора — к вашему сайту
Посмотрите состав работ для вашей задачи.
